Ihre Aufgaben

•       Planung, Koordination und Organisation von Terminen, Besprechungen und Reisen der Geschäftsführung, einschließlich Board Meetings und anderer Managementveranstaltungen

•       Professioneller Empfang sowie Betreuung von Besuchern, Geschäftspartnern und Gästen auf oberer Führungsebene

•       Eigenständige Durchführung der Korrespondenz für die Geschäftsführung in deutscher und englischer Sprache mit internen und externen Ansprechpartnern

•       Vor- und Nachbereitung von Meetings, Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen

•       Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von Dokumenten, Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen

•       Führung von Protokollen bei Sitzungen, Veranstaltungen und Gesellschafterversammlungen sowie Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen

•       Erstellung von Statistiken, Analysen und Auswertungen zur Unterstützung der Geschäftsführung

•       Organisation, Koordination und Nachbereitung nationaler und internationaler Veranstaltungen sowie Gesellschafterversammlungen

•       Sicherstellung reibungsloser administrativer Abläufe im Bereich der Geschäftsleitung

•       Sicherstellung einer guten Zusammenarbeit im Team der Geschäftsleitungsassistenz, gegenseitige Unterstützung und Urlaubsvertretung.

•       Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen sowie externen Geschäftspartnern

Ihr Profil

•       Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung im Bereich Assistenz, Office Management oder einer vergleichbaren Qualifikation

•       Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich, vorzugsweise auf Management- oder Geschäftsleitungsebene

•       Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

•       Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint

•       Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise

•       Hohe Kommunikationsfähigkeit, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen

•       Professionelles und souveränes Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern

•       Hohe Serviceorientierung sowie ausgeprägte Teamfähigkeit

•       Flexibilität, Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch in einem dynamischen Umfeld Prioritäten zu setzen

•       Hohe Verschwiegenheit und Vertrauensbasis wird vorausgesetzt.